这是一篇结合Token2049活动和Devcon活动的一些复盘，来自运营的视角。可能有所遗漏，欢迎评论补充。
随着Crypto的快速发展和项目方的需求。进行线下活动成为了一个必须要闯过的关。
刚结束的Devcon和Token2049 SG和一系列的side event，为加密行业从业者、投资人和爱好者提供了一个交流和学习的平台。当然，活动办完也得好好复盘一波，看看有什么坑，怎么避坑。
虽然活动有很多不确定性，但是有个流程，心中有数就不至于临时全部推倒重做。
咱们Crypto的人不是只会吹牛B！的都是辛苦工作的人！我们不是草台班子！
在这里，即是向老板表明自己的专业性，也能减少无效工作！
一、活动确认（筹备阶段）：
1. 明确目标和受众
面向大众还是面向小范围人群？
面向大众还是面向小范围人群？
什么人群：To VC、To 项目方、To 开发者还是To consumer
实战经验：
在这个阶段很多小伙伴其实并不在意，只想声势浩大。
但是事实上我们会发现，不是热闹就好的，活动本身要服务于你的目的！ 可能你的活动是想要好好讨论，也来了很多有价值的小伙伴；但是定了个酒吧，四周都是激情的音乐，大家就讨论不起来，只能纯high，丧失了活动本来的意义。
之前token2049的经验是：去了很多，记得的人和项目真的不多。
有个值得一提的小插曲，在清迈去到Invisible Garden线下活动，他们通过开发者社区的推荐，对于参加的开发者会进行审核dd，具体到查看Github的代码。人数虽然没有场场爆满，但是参与的小伙伴都是ZK的开发者，在demo day时，不同项目的开发者可以互相交流使用的加密技术，给出意见，并且进行具体的辩论，作为一个ZK的编外人员，感觉学习到很多，质量非常高。
2. 资源摸排
2.1 场地摸排：
当地的什么场地合适，预算多少；能提供什么（食物、酒水），不能提供什么（比如不能抽烟），有什么限制（比如不能喝酒，人数不能超过500）。
举例：这次2049去了一个AI相关的活动，地方选的非常美丽是个很有格调的酒吧，但是有点小，酒水区和演讲区距离太近；导致networking的人声音太大，影响演讲者；演讲者只能被迫提高音量，结果非常吵。观感很差。
2.2 赞助支持:
这个其实靠团队的BD资源。不过当你确定了受众和场地之后，跟赞助爸爸谈的时候也能心中有数，有的放矢。
2.3 嘉宾支持:
这个其实也靠团队的BD资源。邀请知名的行业嘉宾、投资人和技术专家是提升活动影响力的重要方式。尤其是在活动密集的时候，比如在曼谷和新加坡的活动，大家会报名很多活动，但是具体到当天去哪个活动，cohost合作项目和嘉宾就是那个决定因素。
2.3 推广资源：
比如是否需要本地的一些社区，营销渠道（除了luma之外，当地人会用eventbrite之类的吗？）
跟线下的Crypto社区合作是一个不错的想法，提前调研好社区，提前谈好推广合作，比如官推互推，互粉，才能真的达到活动目的，活动是线下接触的场所，但不代表不需要提前做准备。
二、活动策划（筹备阶段）：
1. 议题策划
打造吸引力强的议题一个成功的活动离不开高质量的内容策划。内容是加密货币活动的核心，吸引目标受众参与的关键因素。设计活动议程时，可以从以下几方面入手：热门话题讨论： 结合行业趋势和市场热点，策划具有前瞻性的议题。例如，Token2049围绕Web3、DeFi、NFT、区块链基础设施等当前热门领域设置了多个讨论环节，吸引了大量参与者的关注。
2. 多样化的互动形式（可能需要）
其实如果是开心的大party也不用想这么多。但是如果是白天的分享的话，可能要仔细琢磨一哈。
单纯的演讲和项目展示可能难以保持参与者的热情。通过增加互动环节，如小组讨论、圆桌会议、现场问答以及互动式体验区，可以使活动更加生动有趣，提升参与者的体验感。
案例：Solana Breakpoint在设计活动时，提供了多个区域，让参与者能够积极参与讨论并进行深度的交流。
项目方展台（Booth）：提供给项目方用于品牌展示和推广，方便与社区和投资者互动。
演讲和辩论舞台（Stage）：Breakpoint 的演讲质量极高，内容丰富。嘉宾们在有限的时间内积极展示项目成果和思路，形式多样，辩论环节尤其精彩，观点碰撞激发新的灵感。感兴趣的朋友可以在网上查看回放。
开发者专区和黑客松活动：在黑客松场地，开发者们安静地编写代码，专注于技术创新。这里没有喧嚣，只有对技术的热爱和探索。
再比如Devcon，开发者和builder属性更强，不仅给出了很多单独的社区Booth，还有一个专门休息的睡眠区。
3. 现场体验设计
在活动设计中，体验感非常重要。除了议题和互动环节，活动的配套设施和服务也能直接影响参与者的满意度。确保场地内的设施完备，提供优质的餐饮、舒适的休息区和完善的签到流程都能极大地提升参会体验。
案例：比如去年的Web3 Festival HK，有的地方是消防通道，不能放Banner，主办者没确认清楚，场地安保直接收走了，主办方也不知道，场地、项目方、活动主办方来回沟通，非常糟心。
比如今年的Token2049，不同展位关联性其实看不太出来，都是随缘，个人体验是感觉很乱，一个房间不同类型的项目方都有，跑来跑去很迷糊。
4. 物料设计
线上宣传物料
线上物料主要用于预热和推广活动，关键是抓住受众眼球并传达清晰的活动信息。
文案撰写：包括活动简介、嘉宾介绍、议程安排，确保简明、有吸引力，传递活动核心价值。
主视觉与海报设计：主视觉（KV）是线上宣传的核心，确保在海报、邀请函、社交媒体宣传等场景下统一风格。
倒计时与邀请函：倒计时素材通过社交媒体制造紧迫感，邀请函则用于提升VIP和重要嘉宾的参与意愿。
线下物料
线下物料直接影响现场的体验和氛围，需提前准备并与场地沟通。
场地物料：桌椅、背景板、水牌等。背景板应包含活动和赞助商LOGO，打造视觉统一感；水牌和导向标识有助于参会者清晰找到各功能区域。
发放物料：宣传单、手环、贴纸等。手环控制入场权限，也可以成为纪念品；宣传单可能可以包含活动议程，便于参会者了解整体流程。
三. 预算（筹备阶段）
3.1 预估预算
这里只是一个大概的数字，但是非常重要，因为这是你的老板最关心的！老板不一定会纠结帽子是cap还是hat，但是一定会看你的预算要花5wU还是6wU。
预算是活动执行的重要环节，不仅需要准确估算总体支出，还要明确各方的出资比例。活动的预算规划应涵盖：
场地：确认大概活动时间范围下的不同日期，不同时长价格（下午和晚上的价格，多用一小时的价格可能都不一样哦）
食物，酒水
设备租赁：音响，灯箱，屏幕等
市场推广费：记得涵盖嘉宾开支哦
物料费用：在这里确认一下大头和范围就好，让老板心中有数，具体的物料可能要看活动议程安排。如果想发放精美的物料的时候也能机动调整（比如充电宝，小风扇这些有趣的物料）。
通过给老板报价，也能更清楚的了解到，老板心里是咋想的。
老板想办多大的活动，什么级别的活动，在这里你会有具体的认识。
在预算这边，我的老板都非常非常大方，所以做好控制，推进容易。但是Crypto的人一个赛一个能吹（这是Founder的必备技能），认识的很多落地的小伙伴就抓耳挠腮了。在此提供一条思路。
3.2 预算分配
虽然预算看似只是一个数字，但实际操作中涉及的资金安排可能会引发很多纠纷。
确认不同合作方需要背多少预算指标，不同级别的赞助给到什么权益，就显得尤为重要。
本人在Crypto做marketing两年，每次大活动之后都会听到八卦和各种扯皮。谁少给钱，谁多给钱，这里预估预算除了确认总预算之外，也尽量确认清楚合作方要出的钱和要拉的赞助。
小结： 虽然没有写的很细，但3.1 和3.2 其实很考验统筹能力。预算花钱很多，但是我们还有赞助啊！赞助意向都很高，那是不是活动可以换个更好的场地？
灵活变通，多方沟通。Web3的BD们！我们不只BB，我们还有Development，D下去的能力！展现你们的时刻到了！
四、营销推广（执行阶段）：
1. 预热
1. 多渠道宣传
活动宣传的目的是吸引目标受众，并为活动营造出声势。可以通过社交媒体、社区平台、加密货币媒体等多种渠道进行广泛宣传。利用好合作社区宣传，如果卖票的活动，设计好分销框架。
2. 与赞助商的联合推广
与赞助商合作也是扩大活动宣传的有效途径。许多赞助商会在他们自己的平台或渠道上进行活动宣传，为活动带来更多的曝光机会。
2. 活动落地：
a. 写rundown！～
一定要写rundown，简单明了，最关键的是心里有数，有意外不会慌。
在活动执行中，应重点关注以下几方面：
签到与引导流程： 高效的签到和清晰的指引牌能够提升参会者的第一印象。
展区与互动区设计： 设置项目展区、互动区、体验区等，方便参会者深入了解和体验产品。T
活动应用与数字互动： 设计专属的活动应用或小程序，Luma上做好更新和同步，小群聊也可以利用起来，方便参会者随时查看活动议程、与其他参会者互动、领取礼品等，提升整体参与感和便捷性。
b. 多方沟通
在加密货币活动的运营过程中，多方沟通是确保活动顺利落地的关键。活动组织者需要与场地方、合作伙伴、内部团队、媒体以及活动参与人员保持高效的沟通协调，确保各个环节无缝衔接。以下是沟通工作的具体步骤和要点：
场地沟通：
在确定场地后，必须进行详细的场地勘察和沟通，确保活动在现场的顺利进行。
踩点测量：提前到场地进行现场勘察，确认活动的具体陈列位置、展位摆放、签到处、休息区等位置的规划。
接电和设备调试：与场地方确认是否可以提供充足的电源、网络、音频设备等。确保所有技术设备都能正常运行，特别是涉及直播的场合。
进场与撤场时间：明确场地的开放时间，确保进场和撤场时间有足够的缓冲时间，避免突发状况影响活动进度。
特别注意事项：了解场地的使用规则和限制，如防火规范、人数上限、吸烟区、食物饮品的供应限制等，避免在活动过程中违反场地规定。
合作伙伴沟通：
商务合作关系的成功对活动的预算、资源和整体效果起到至关重要的作用。活动主办方需要与合作伙伴保持积极沟通，确保双方合作愉快、共创价值。
商务谈判：与赞助商、合作伙伴进行清晰透明的谈判，明确双方的需求和利益点。确保赞助商的品牌露出、广告位、宣传物料等在活动中的呈现效果与承诺一致。
共创活动：关注合作伙伴的需求，寻找低成本的共创机会，尽可能利用合作伙伴的资源来共同提升活动的影响力，带来额外的流量和关注度。
提供定制化解决方案：根据合作方的业务需求定制专属的宣传或体验环节，比如Pitch day，可能会需要具体的小房间进行私聊，提前考虑好，不仅显得团队专业，也能确保他们的参与价值最大化。
内部团队沟通：
内部协调是活动运营的核心，所有现场的执行细节都依赖于团队的协作和配合。
活动支持人员安排：提前明确公司内部支持人员的职责分工，如签到处人员、技术支持、现场引导、物资管理等岗位，确保现场有人可以随时处理突发情况。
培训与准备：在活动前对所有支持人员进行培训，包括了解场地布置和流程、参会者问题解答、基本礼仪等。（很多在现场的主办方的运营小伙伴都是临时找的人，可能连厕所都不知道在哪里😂，那花钱找个人全场转或者在门口守着，对项目一问三不知，有啥用呢，至少让大家扫码进TG问啊，也算有转化😂）
f. 人员沟通：
确认好所有现场工作人员，确保活动流程顺畅进行。
主持人和演艺人员：提前确认主持人、演讲嘉宾、演艺人员等的排期，并与他们充分沟通活动流程、时间节点和内容要求。确保每位嘉宾了解自己的发言或表演时间，彩排可以看活动规模，不一定必要，感觉流程写清楚就好。
礼仪人员和工作人员：确认礼仪人员的站位、迎宾流程、礼品发放等细节，确保现场秩序井然技术支持、设备操作人员也需提前熟悉设备操作，确保音响、投影、直播等设备的顺利运行。
遇见了很多活动，小伙伴想和主办方认识一哈都找不到人，临时请来看站台的人，对项目也一问三不知。
g. 邀约：
活动的邀约工作需要精准且及时的执行，确保重要嘉宾和参会人员能够准时参与。
邀请函设计与发送：设计具有吸引力和专业感的邀请函，并通过邮件、社交媒体和活动平台等多种渠道分发，确保目标受众能够收到邀请。
嘉宾确认与跟进：在发送邀请后，定期跟进受邀嘉宾的反馈，确认他们的参会意愿并提供详细的活动信息，确保重要嘉宾不会错过活动。
VIP邀约与接待：对VIP嘉宾提供个性化服务，如单独的接待和安排，让他们感受到活动的重视程度，从而增强他们对活动的好感度。
五、活动复盘与反馈：持续优化
一场成功的活动离不开后续的复盘与反馈。活动结束后，收集参与者的反馈意见，分析活动中的亮点与不足，为下一次活动的策划提供改进方向。可以通过以下方式进行复盘：
数据分析： 通过数据分析活动的报名情况、参会人数、线上传播效果等，评估活动的整体成效。
数据分析： 通过数据分析活动的报名情况、参会人数、线上传播效果等，评估活动的整体成效。
数据留存：下次可以复用，重新邀请
团队内部总结： 举行团队内部总结会议，复盘活动的执行流程，讨论遇到的问题和解决方案，以优化后续活动的执行效率。
团队内部总结： 举行团队内部总结会议，复盘活动的执行流程，讨论遇到的问题和解决方案，在这个阶段，切忌推锅，不要聊是谁的问题，重点在怎么解决问题。以优化后续活动的执行效率。
结语
看到了很多小伙伴，认认真真，苦哈哈做运营和marketing，既然付出了这么多努力，真的不想被当成草台班子。
